福岡でタイムカードや出勤簿の代わりにクラウド勤怠管理システム「ジョブカン」を導入する

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1. このページの趣旨

クラウド勤怠管理システム「ジョブカン」認定アドバイザーの福岡の社労士が、導入支援を目的に、「ジョブカン」を紹介いたします。
前置き部分に重点を置いており文量が多いので、適宜、上記のリンク付きの目次を利用し、また「一言で言うと」の部分をご覧ください。

2.残業代を2年間遡って支払わされる!?

支払うべき残業代は支払わなければなりません。ここでは触れませんが残業代を適正に削減する手法はあるとしても、支払わうべきとなった残業代は支払わなければならないというのは雇用のルールです。しかし、雇用者側の認識が誤っていたために、例えば1人当たり50万円×従業員数の支払い命令が一時に下されるとしたならば、企業経営上の極めて重大なリスクとなります。

労働時間の扱いについて従業員と認識の齟齬が生じていると、そのズレは消えることなく積み重なって次第に大きくなり、最後は従業員の労働基準監督署への申告や、少額訴訟といった形で露見します。

そもそも残業代が必要になる残業とみなされる労働時間とは、労働者が使用者の指揮命令の下に置かれている時間をいいますが、使用者が明確に残業するように命じた時間帯の労働でなくとも、使用者の黙認や許容があった場合の労働については労働時間となると解されています。現在では、弁護士が開発したGPSつきの残業証拠レコーダーアプリなど、容易に職場にいた時間を証明できるツールが行き渡っています。その時間に職場にいたという証拠は、必ずしもその時間が労働時間であったということではないはずですが、従業員が一定の証拠をもって労働基準監督署へ申告すれば、労働基準監督官は聞き取りなどに動き出すことになります。

その時に貴社では、労働基準監督官に反証(証拠を否定する証拠)を示すことができるでしょうか。労働時間の把握の責務は使用者側にあるわけですから、もしも反証がなければ、必ずしも明確な命令があったわけではない労働時間についても残業代の支払いを命じられることになります。金額は賃金債権の時効までの2年間分の残業代とそれに付随する社会保険料です。また公的に使用者側の非が認定されると、従業員から会社への信用が低下し、他の労働問題や組合設立運動に飛び火する可能性があります。

そのような残業代に関するトラブルが発生する以前であっても、労働時間の認識についての齟齬は、従業員のモチベーションの低下とそれに伴うパフォーマンスの低下となって現れます。残業代トラブルや従業員のモチベーション、パフォーマンスの低下は、企業の発展と従業員の職業人としての幸福を望む雇用者にとっては、まったく意図するものではないと思います。

一言で言うと
会社は適正に労働時間を管理しなければなりません。さもなければ労使みんなが不幸になります。

 

3. 出勤簿での自己申告による労働時間の管理はトラブルの元!

そこで労働時間を適正に把握管理する必要があるのですが、貴社ではどのような方法で労働時間を把握管理しているでしょうか。
厚生労働省は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」の中で、労働時間の把握の方法として

①使用者が、自ら現認することにより確認し、記録する方法
②自己申告制により始業・終業時刻の確認及び記録を行う方法
③タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録する方法

の3つを挙げています。

この中で「①使用者が、自ら現認することにより確認し、記録する方法」はあまり現実的でないことが多いように思います。担当の上司が休みの時だけでなく、たまたまその時離席しているときに、代わりの人がスムーズに行えるのかと言う問題や、直行直帰をどう確認するのかといった問題があるからです。

次に「②自己申告制により始業・終業時刻の確認及び記録を行う方法」は、毎日従業員に出勤簿を記入させる方法などで、一見手間がかからずに運用できそうに見えますが、種々のプレッシャーを受ける従業員が正確に自己申告できないことが多く、問題が残ります。そのため、この方法を運用するためには、

  • 自己申告制を導入する前に、その対象となる労働者に対して、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明を行う
  • 自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているか否かについて、必要に応じて実態調査を実施する
  • 労働者の労働時間の適正な申告を阻害する目的で時間外労働時間数の上限を設定するなどの措置を講じないこと。また、時間外労働時間の削減のための社内通達や時間外労働手当の定額払等労働時間に係る事業場の措置が、労働者の労働時間の適正な申告を阻害する要因となっていないかについて確認するとともに、当該要因となっている場合においては、改善のための措置を講ずる

といった措置が必要になります。特に三つ目においては、労働時間の管理を賞与などで評価することが該当するなど厳しいものになっています。

この方法はあいまいな労働時間管理となりがちであるため、①③の方法がとれない場合に、上記の措置を講じた上でやむを得ず選択するものとなっています。曖昧な労働時間を明確にするための労働時間の把握管理ですので、曖昧な方法の方が一見容易く運用できるように感じますが、曖昧さを残しておいてトラブルになってしまっては本末転倒です。もしも貴社が出勤簿などによる自己申告制を運用しているとしたら、改善を検討してみてはいかがでしょうか。

一言で言うと
出勤簿での自己申告による出退勤管理はタイムカードに変えた方が良いです。

 

4. タイムカードの集計は大変な手間!

それでは「③タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録する方法」の中で特にタイムカードには問題がないのかと言うと、そうではありません。単純に出退勤時間を記録するタイムカードであれば、それを集計する作業が必要になります。集計は下記のものを中心に多くの複雑なポイントを理解した上で、ミスなく従業員全員分を行わければならず、大変な手間となります。

ポイント1. 労働時間の理解

労働時間とは、拘束時間から休憩時間を除いた時間をいいます。必ずしも、実際に作業をしている時間だけでなく、指揮命令下に置かれ、作業のために待機している時間(手待時間)を含みます。関連する重要判例としては三菱重工業長崎造船所事件、大星ビル管理事件などがあります。

ポイント2. 法定労働時間と所定労働時間の違いの理解

法定労働時間とは、労働基準法で定められた労働時間の上限の事を言います。1週間当たりの法定労働時間は原則40時間、1日当たりの法定労働時間は8時間です。ただし、常時10人未満の労働者を使用する商業・映画演劇業・保健衛生業・接客娯楽業については、1週間につき44時間まで労働させることができるという特例が設けられています。
所定労働時間とは、その事業場の就業規則等で定められている労働時間の事を言います。例えば、始業時刻午前9時、終業時刻午後5時、途中休憩時間1時間となっていれば、その事業場の所定労働時間は7時間です。

ポイント3. 変形労働時間制の理解

変形労働時間制とは、一定期間内の労働時間が法定労働時間の総枠の範囲内であれば、忙しい日や週の所定労働時間を長くし、反対に、忙しくない日や週の所定労働時間を短くすることにより、労働時間を弾力的に決めることができる制度を言います。
変形労働時間制には

  • 1か月単位の変形労働時間制
  • フレックスタイム制
  • 1年単位の変形労働時間制
  • 1週間単位の非定型的変形労働時間制

の4種類があり、それぞれに要件や運用ルールが定められています。

ポイント4. 休憩時間の理解

休憩時間とは、単に作業に従事しない手待ち時間は含まず、労働から離れることを保障される時間を言います。ただし次に該当する者は、休憩時間を与えなくても構いません。

  • 運輸交通業又は郵便若しくは信書便の事業に使用される労働者のうち、列車、気動車、電車、自動車、船舶又は航空機の乗務員で長距離にわたり継続して乗務するもの
  • 郵便、信書便又は電気通信の事業に使用される労働者で屋内勤務者30人未満の郵便局において郵便の業務に従事するもの
  • 乗務員で長距離にわたり継続して乗務しない者のうち、その者の従事する業務の性質上、休憩時間を与えることができないと認められるものであって、その勤務中における停車時間、折返しによる待合せ時間等の時間の合計が休憩時間に相当するもの。

ポイント5. 休日の理解

休日とは、労働契約において労働義務がないとされている日を言います。一方休暇とは、労働の義務のある日について一定の事由の発生等の根拠に基づき、一定の手続きを経ることにより、その義務が免除されることとなる日です。休日は例外的に4週間を通じ4日以上与える場合を除き、原則毎週少なくとも1回与えなければなりません。またその最低限の休日の事を法定休日と言い、それ以外に会社が定めた所定休日と区別されます。

ポイント6. 振替休日と代休の違いの理解

「振替休日の設定」とは、事前に労働日と休日を入れ替えることを言います。具体的に言えば、今度の日曜は本来休日ですが、休日出勤が予定されているため、予め本来労働日の翌日月曜を休日にする、というものです。この場合、日曜日に労働させる分については「休日労働」とはならず、休日労働に対する割増賃金の支払義務も発生しません。

一方、「代休の設定」とは、休日労働が行われた場合に、その代償として以後の特定の労働日を休みとすることを言います。具体的に言えば、本日日曜日は本来休日ですが突発的に出勤が必要になったの翌日月曜日を休日にすことにする、というものです。この場合には、前もって休日を振り替えたことにはならないので、休日労働分の割増賃金を支払う必要があります。ただし、ここで言う労働基準法上割増賃金が必要になる休日労働の「休日」とは、ポイント5で出てきた法定休日のみの事を指します。

ポイント7. 時間外労働・休日労働の理解

ポイント2の法定労働時間を超えて、又は法定休日に労働者を使用することは、36協定を締結し、労働基準監督署長に届け出て、就業規則に時間外労働の規則が定めて、はじめてできるようになります。36協定の協定方法、協定内容にもそれぞれルールが定められています。

ポイント8. 割増賃金の理解

ポイント7の時間外労働・休日労働をさせた場合及び原則午後10時~午前5時までの深夜時間に労働させた場合には、割増賃金を支払わなければなりません。また法定外労働時間は超えていないが所定労働時間を超えている場合、その時間については割増賃金は必要ありませんが、所定の金額を支払わなければなりません。

ポイント9. みなし労働時間制の理解

みなし労働時間制には、次の3種類があり、それぞれに要件、運用ルールが定められています。

  • 事業場外労働
  • 専門業務型裁量労働
  • 企画業務型裁量労働

ポイント10. 労働時間・休憩・休日の規定の適用除外者となる管理監督者の理解

監督もしくは管理の地位にある者は労働時間・休憩・休日に関する規定の適用が適さないため除外されますが、ここで言う管理監督者とは、一般的には部長・工場長等の労働条件の決定そのほか労務管理について経営者と一体的な立場にあるものを言い、名称にとらわれず、実態で判断すべきものであるとされています。
管理監督者の他、経営者の活動と一体不可分の職務の秘書や、労働基準監督署長の許可を受けた監視又は断続的労働に従事する者も、労働時間・休憩・休日の規定の適用が除外されます。

ポイント11. 年次有給休暇の理解

年次有給休暇は、毎年一定日数の有給休暇を与えなければならないものですが、タイムカードの集計には有給休暇の管理も付随することになります。付与日数の計算から、付与のタイミング、取得管理、時効管理が必要になりますが、特に長期にわたる時効管理については他の業務も担当する人事総務の担当者が人力で行うのはかなりの負担が伴うのではないでしょうか。

ポイント12. 労働協約、就業規則、雇用契約等の個別のルールの理解

労働協約とは労働組合と使用者との労働条件等に関する協定の事です。
就業規則とは使用者が定めた労働条件等に関する社内規則の事です。
労働契約とは使用者と個々の労働者との間で結ばれた、労働条件等に関する契約の事です。
労働基準法で定められた最低限のルールを守りつつ、労働協約、就業規則、雇用契約との効力関係を理解し、個別のルールについても遵守しなければなりません。

一言で言うと
手作業でのタイムカードの集計は考えなければならないポイントが多すぎて非効率です。

 

5. 大変ですよね。そこで「ジョブカン」です!

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タイムカードを運用するには、上記のようなポイントを頭に入れた上で、労働日数×従業員数の労働時間を毎月集計しなければならないのでとても大変です。そこでようやく、タイムカードの有用性を確保しつつ、集計と管理の手間をソフトウェアに任せられる勤怠管理・シフト管理システム「ジョブカン」が便利だ、という話に繋がります。

「ジョブカン」を一言でいうと「クラウドサービスの高機能タイムレコーダー」です。シフト作成、休暇管理、打刻、集計について一括管理ができます。全権管理者、グループ管理者、従業員と三つのレベルのアカウントがあり申請承認のワークフローを構築することもできます。

タイムカードを集計するためには前述のポイントが複雑に絡み合いますが、「ジョブカン」では初期設定を行い、毎月のシフト作成と日々の打刻をしていくだけで、勤怠管理が容易にできるようになります。

一言で言うと
「ジョブカン」は「クラウドサービスの高機能タイムレコーダー」です。シフト、休暇、打刻、集計が申請承認の仕組みで構築できます。

 

6. 低コストで導入可能!費用対効果は高い!

ジョブカンの料金プランはこちらのサイトをごらんください。
このページの執筆時点では下記となっております。比較的小規模事業者でも導入しやすい料金プランだと思います。
弊所ご利用のお客様におかれましてはジョブカン運営会社に対する価格交渉のアドバイスも承っております。
ジョブカン料金プランジョブカン料金プラン2

一言で言うと
料金は初期費用0円、フルサービスで従業員1人当たり月額400円(ただし最低でも月額2,000円)です。弊所にて割引相談に応じています。

 

7. ただし、初期設定のハードルはかなり高い!

操作性が良く高機能であるため、タイムカードや出勤簿からの変更を検討する価値が大いにある「ジョブカン」ですが、会社様が試用をはじめると途方に暮れることになると思います。初期設定が難しいのです。
それもそのはずで、前述の12個挙げたようなポイントは、「ジョブカン」で初期設定が終わった後、運用する段階では操作者が習熟している必要はないのですが、その代わりに初期設定の段階では相当の習熟度が必要になっています。操作性自体はジョブカン運営会社にはゲーム事業もあることもあってか、非常に良いのですが、初期設定をするためには労働法や自社の就業規則や労務管理の実務に精通している必要があります。小規模事業者におかれましては、習熟の手間によって「ジョブカン」導入のデメリットが打ち消されるほどだと感じています。

一言で言うと
「ジョブカン」の操作性自体は良いですが、初期設定のためには相当の労務の習熟度が必要です。

 

8. サポートはしっかりしている!が、質問にもスキルが必要。またチャットサポートには不満。

ハードルの高い初期設定をクリアするためにまず考えられるのが、「ジョブカン」運営会社によるサポートです。出退勤時間と労働時間の違いを調整する「丸め」の設定などは、サポートに依頼しなければなりません。私もお世話になっておりますが、適切に依頼すればすぐに処理してもらっており信用できると思っております。

しかし質問や依頼の仕方にもスキルや前提の知識が必要だと思います。サポートの方は懇切丁寧に相談に応じてくれるはずなのでしょうが、もしも私がサポートの人の立場だったとして、試用期間で前提知識やスキルのない人から0からの質問を受けたならば、「マニュアルを読んでください。」と言うしかなくなると思います。そしてそういわれた事業者の方はマニュアルを読んでも途方に暮れることになってしまいそうです。その意味でも「ジョブカン」の初期設定のハードルは高いと考えます。

また「ジョブカン」では全権管理者を対象にチャットサポートサービスを提供しているのですが、私はこれには大変な不満を持っております。すぐに反応してもらえるのは良いのですが、ジョブカンでの悩みを適切に相談するのにチャットの情報量では不足しているようで、チャットで解決した試しがありません。さらにチャットサポートは17時になったら打ち切る方針のようで、重大な問題が未解決であるのに、引き継ぎもなしに「後はメールでお願いします。」と一方的に打ち切られたのには呆れました。事務のサポートをチャットですること自体が、固く冷たく見える文章になりがちで向いていないのではないかとも思っています。チャットサポートはいまいちというのが私の印象です。

一言で言うと
サポートは信用できますが、普通の人が0から始めるには無理があります。

 

9. 初期設定には「ジョブカン」認定アドバイザーを!

チャットサポートへの不満を述べましたが、サポート全般としては「ジョブカン」は信用できると思いますのでご安心ください。ただし初期設定の段階ではアドバイザーが必要です。中小企業の事業者や他の仕事も担当する総務担当者が「ジョブカン」を0から習熟するのは非効率ですので、専門家に任せた方が良いです。

「ジョブカン」ではその専門家として社会保険労務士を中心に認定アドバイザー制度を設けています。認定アドバイザーは、「ジョブカン」利用企業との個別の契約の中で、ジョブカンの設定方法・使い方の指導、勤怠情報の月次チェック、確認・訂正、ジョブカンの勤怠データを元にした給与計算業務を行います。「ジョブカン」の初期設定をしていく中では、改訂した方が良い就業規則の条文も洗い出されますし、出力データを基に労務に関する代行業ができるのも社労士です。社労士に「ジョブカン」導入を依頼してみてはいかがでしょうか。

TWO FACE社労士FP事務所は、福岡を拠点に活動する「ジョブカン」認定アドバイザー社労士です。タイムカードや出勤簿で運用している企業様に「ジョブカン」導入を支援いたします。

一言で言うと
クラウド勤怠管理システム「ジョブカン」の導入は認定アドバイザーが支援しています。